Pra­xis­bei­spiel Kanban

Im zwei­ten Teil der Blog­reihe zur Agi­li­tät geht es um das Kan­­ban-Board als prak­ti­sches Bei­spiel. Zudem wer­den am Ende des Bei­trags unsere Erfah­run­gen aus dem All­tag in Bezug auf die agile Arbeits­weise dargestellt.

Neben Scrum (ers­ter Teil der Blog­reihe zur Agi­li­tät) wird in der agi­len Arbeits­welt auch gerne das soge­nannte Kan­­ban-Board genutzt.

Defi­ni­tion Kanban

Ein Kan­­ban-Board ist ein Instru­ment zur Visua­li­sie­rung von Arbeits­ab­läu­fen. Dies soll dabei hel­fen, eine gewisse Klar­heit in die Arbeits­pro­zesse zu brin­gen und die Effi­zi­enz zu stei­gern. Ein sol­ches Board kann sowohl digi­tal als auch ana­log gestal­tet werden.

Um ein Kan­­ban-Board auf­zu­bauen, müs­sen zunächst meh­rere Spal­ten erstellt wer­den. Jede Spalte reprä­sen­tiert einen Arbeits­schritt im Work­flow oder im Projekt.
Zum Bei­spiel kön­nen die Arbeits­schritte wie folgt lauten:

• Offen: Was ist noch zu erledigen?
• In Arbeit: Woran wird gerade gearbeitet?
• Erle­digt: Was ist schon erledigt?

Im nächs­ten Schritt wer­den alle Auf­ga­ben, die in einem Pro­jekt erle­digt wer­den müs­sen, in das Kan­­ban-Board über­tra­gen. Eine Auf­gabe kann einer ein­zel­nen Per­son zuge­teilt wer­den oder einem gan­zen Team. Wich­tig dabei ist, dass für alle im Team ein gemein­sa­mes Ver­ständ­nis geschaf­fen wird, was mit der Auf­gabe gemeint ist und wann eine Auf­gabe als erle­digt mar­kiert wer­den kann.

Wie ein sol­ches Board aus­se­hen könnte, zeigt fol­gende Grafik:

Das Kan­­ban-Board kann in ganz unter­schied­li­chen The­men­be­rei­chen ange­wen­det wer­den. Bei­spiels­weise wenn das jähr­li­che Som­mer­fest der Firma geplant wer­den muss, kann dies mit­hilfe eines sol­chen Boards effi­zi­ent gestal­tet werden.

Vor­teile von Kanban

Fol­gende Vor­teile bringt ein Kan­­ban-Board mit sich:

• Bes­sere Übersicht
  Die Pro­bleme las­sen sich visua­li­sie­ren und wer­den somit für die Betei­lig­ten bes­ser greifbar.
• Mehr Trans­pa­renz
  Durch das Board und die Zuord­nung der Zustän­dig­kei­ten, ist genau sicht­bar, wer mit wel­cher Auf­gabe beschäf­tigt und wie weit der Fort­schritt ist. Dadurch kön­nen Dop­pel­ar­beit und Leer­läufe ver­mie­den werden.
• För­de­rung Teamarbeit
  Dadurch, dass jeder/jede sieht, was die ande­ren Team­mit­glie­der machen, kann sich das gesamte Team unter­ein­an­der opti­mal abstim­men und unterstützen.
• Keine über­flüs­si­gen Meetings
  Der Pro­jekt­sta­tus kann jeder­zeit von jedem Team­mit­glied ein­ge­se­hen wer­den. Jeder Mit­ar­bei­tende hat Zugang zu den wich­tigs­ten Pro­jekt­in­fos, sodass Mee­tings dies­be­züg­lich redu­ziert wer­den können.
• Leicht anwend­bar
  Ein Kan­­ban-Board ist schnell erstellt und kann auch bei sonst nicht agi­ler Arbeits­weise schnell in das Team inte­griert werden.

Tool-Über­­­sicht für Scrum und Kanban

Für eine agile Arbeits­weise mit Scrum oder dem Kan­­ban-Board, gibt es unter­schied­li­che Sof­t­­ware-Ange­­bote und Grund­la­gen, die bei der Durch­füh­rung unterstützen.
Nach­fol­gend sind zwei Über­sich­ten zu Grund­la­gen für Scrum und Sof­t­­ware-Ange­­bote für das Kanban-Board.

Scrum-Essen­­ti­als

Kan­­ban-Sof­t­­ware

Umset­zung von Agi­li­tät in den Arbeitsalltag

Viele Mit­ar­bei­tende fin­den sich in der aktu­el­len, schnell­le­bi­gen, digi­ta­li­sier­ten Welt nicht mehr zurecht, da sie den Über­blick ver­lie­ren und ihnen die Rich­tung fehlt. Um dabei zu unter­stüt­zen, hilft es, gemein­sam über die The­men zu spre­chen. In den meis­ten Fäl­len kann die­ser Vor­gang schon einen Über­blick über die Situa­tion ver­schaf­fen und Zusam­men­hänge darstellen.

Angst vor Veränderungen

Oft ist das agile Mind­set schwer bzw. umfang­reich bei­zu­brin­gen. In der Theo­rie hört sich alles plau­si­bel an, aber in der Umset­zung schei­tert es häu­fig an Gewohn­hei­ten, Angst vor Ver­än­de­rung oder schlicht Unwille. Das macht sich in den Aus­wir­kun­gen auf die Scrum-Werte bemerk­bar, die häu­fig weni­ger stark aus­ge­prägt sind. Zum Bei­spiel wider­spricht sich Angst und Offen­heit, oder Unwille beein­flusst Enga­ge­ment und Mut. Ste­ti­ges Wie­der­ho­len, Ermu­ti­gen und Vor­le­ben hilft einem ste­ti­gen, aber lang­sa­men Wan­del in Gang zu setzen.

Erste Schritte

Häu­fig gibt es Unter­neh­men, die noch sehr klas­sisch auf­ge­stellt sind. Dabei ist es wich­tig, erst­mal die Grund­la­gen zu eta­blie­ren, sprich klei­nere Teams bil­den, um diese zunächst an das agile Arbei­ten in ein­fa­chen, über­schau­ba­ren Schrit­ten her­an­zu­füh­ren. Ein­fa­che Bestand­teile hier sind zum Bei­spiel die Erstel­lung eines Kan­­ban-Boards, die Scrum-Eventstruk­­tur und eine all­ge­meine Mit­ein­an­­der-Kul­­tur. Auch hier gilt: Mit gutem Bei­spiel vor­an­ge­hen und starre sowie unsi­cher­heits­be­haf­tete Umge­bun­gen aufzubrechen.

Kan­ban als Ein­stieg zum agi­len Arbeiten

Kan­ban wird häu­fig sehr schnell ver­stan­den, oft arbei­ten viele schon damit oder mit einem ähn­li­chen Sys­tem. Die Umstel­lung funk­tio­niert in den meis­ten Fäl­len sehr gut. Kom­pli­ziert wird es bei kom­ple­xen Pro­jek­ten, oder sol­chen, die einen gro­ßen Umfang annehmen.

Grund­le­gend ist Kan­ban jedoch ein per­fek­ter Ein­stieg, um Agi­li­tät in ein Team zu tra­gen, da es zu mehr Kom­mu­ni­ka­tion und Trans­pa­renz führt und Erfolge gemein­sam gefei­ert wer­den kön­nen. Ver­trauen ist jedoch auch hier der wesent­li­che Fak­tor, da Trans­pa­renz bei vie­len Furcht aus­löst, dass sie über­wacht oder kon­trol­liert werden.

Rolle der Führungskraft

Die Schlüs­sel­fi­gu­ren sind die Vor­ge­setz­ten sowie deren Ver­hält­nis zu ihren Mit­ar­bei­ten­den. Wenn die Füh­rungs­kräfte bereit sind, sich auf agi­les Arbei­ten ein­zu­las­sen und sie gleich­zei­tig ihre Mit­ar­bei­ten­den davon über­zeu­gen kön­nen, nur dann ist ein Wan­del in der Arbeits­weise, hin zu Agi­li­tät, mög­lich. Zudem müs­sen alle Team­mit­glie­der abge­holt und auf einen Wis­sens­stand gebracht wer­den. Dazu braucht es regel­mä­ßige Erklä­run­gen der Pro­zesse und Prin­zi­pien vom agi­len Arbei­ten sowie von den Vor­tei­len, die für die Mit­ar­bei­ten­den und das Unter­neh­men dadurch ent­ste­hen. So lässt sich ein Rück­fall in gewohnte Mus­ter und alte Arbeits­wei­sen verhindern.

Häu­fig wer­den Erwar­tungs­hal­tun­gen for­mu­liert, die aus dem klas­si­schen Pro­jekt­ma­nage­ment her­aus bedingt sind, zum Bei­spiel Dead­lines oder Road­maps. Bei­des kann im agi­len Umfeld nicht auf die bekannte Weise umge­setzt wer­den, wodurch Erklä­rungs­be­darf ent­steht. Ein Ver­ste­hen gelingt leich­ter, wenn Ein­füh­run­gen gege­ben wur­den, bei­spiels­weise für das Manage­ment oder die Teams, mit denen zusam­men­ge­ar­bei­tet wird.

Fazit

Es ist wich­tig immer zu beden­ken, dass es keine One-fits-all-Lösung gibt und die agile Arbeits­weise inklu­sive Scrum an die unter­schied­li­chen Teams ange­passt wer­den müs­sen. So wird einer­seits die Angst vor die­sem „Regel­werk“ genom­men und ande­rer­seits ent­steht eine effi­zi­ente Arbeits­weise, da die „Arbeits­um­ge­bung“ genau auf das Team zuge­schnit­ten ist.

Des Wei­te­ren kön­nen auch „Hybrid-Lösun­­gen“ eine Mög­lich­keit sein, um bestimmte Ver­pflich­tun­gen aus vor­her­ge­hende Pro­jekt­struk­tu­ren wie Dead­lines oder Mei­len­steine mit der agi­len Arbeits­weise zu vereinen.

„Klein anfan­gen“ ist die Devise. Oft hel­fen schon kleine Ele­mente aus der agi­len Arbeits­weise, um das Team daran zu gewöh­nen und die Pro­zesse effi­zi­en­ter zu gestal­ten. Bei­spiels­weise eine Option wäre, ein Kan­­ban-Board zu eta­blie­ren, ohne in Scrum-Zyklen zu arbei­ten. Außer­dem kön­nen regel­mä­ßige Abstim­mungs­ter­mine im Team, soge­nannte „Dai­lies“ in den Arbeits­all­tag inte­griert werden.